Ustaw workflow jako Publiczny, gdy inni członkowie tego samego workspace powinni móc go znaleźć i uruchomić tę samą procedurę. Pozostaw go Prywatnym, gdy jest osobisty, eksperymentalny lub zawiera materiały, których workspace nie powinien udostępniać.
Publikacja workflow udostępnia jego instrukcję oraz dołączone pliki referencyjne. Nie udostępnia prywatnych czatów twórcy, połączonych kont, danych uwierzytelniających ani osobistych uprawnień.
Zanim opublikujesz
Upewnij się, że:
- workflow daje użyteczny rezultat dla więcej niż jednego realistycznego wejścia;
- opis jasno określa, kiedy go użyć;
- instrukcja nie zawiera tokenów, haseł, tajemnic klientów ani zbędnych danych osobowych;
- dołączone pliki są bezpieczne do wglądu dla każdego członka workspace;
- agent będący właścicielem jest publiczny i dostępny dla zamierzonych członków;
- zasady zatwierdzania są jasno określone dla wysyłania, publikowania, usuwania, zakupu lub zmiany danych zewnętrznych.
Każdy workflow należy dokładnie do jednego agenta. Publiczny workflow na agencie, do którego zespół nie ma dostępu, nie jest użytecznym workflow zespołowym.
Jak upublicznić workflow
- Otwórz Workflows.
- Wybierz workflow, który chcesz udostępnić.
- Sprawdź jego Nazwa, Opis, Instrukcje i dołączone pliki.
- W sekcji Widoczność wybierz Publiczny lub zaznacz Upublicznij workflow.
- Potwierdź zmianę.
Workflow staje się teraz częścią wspólnej biblioteki workflow workspace. Jeśli workflow należy do agenta, którego nie jesteś właścicielem, publikacji może wymagać Admin organizacji.
Publiczny kontra prywatny
| Widoczność | Kto może zobaczyć i użyć | Najlepsze zastosowanie |
|---|---|---|
| Prywatny | Właściciel workflow w kontekście swojego agenta | Szkice, metody osobiste, eksperymenty i wrażliwe materiały referencyjne |
| Publiczny | Członkowie workspace mający dostęp do agenta-właściciela | Zweryfikowane procedury zespołowe, zatwierdzone szablony i powtarzalna praca międzydziałowa |
Publiczny oznacza publiczny wewnątrz workspace. Nie tworzy to nieautoryzowanej strony internetowej ani nie publikuje workflow w otwartym internecie.
Jak zespół uruchamia workflow
Członkowie mogą użyć publicznego workflow z czatu agenta-właściciela na dwa sposoby:
- wpisując jego komendę slash, np.
/qualify-inbound-lead; - prosząc o zadanie w języku naturalnym, gdy opis workflow wyraźnie odpowiada zapytaniu.
W Slacku wspomnij Okou i podaj nazwę workflow lub zamierzone zadanie. Zobacz Korzystanie ze wspólnych workflow w Slacku.
Członek uruchamiający workflow podaje dane wejściowe specyficzne dla żądania. Okou korzysta z połączeń i uprawnień dostępnych temu członkowi i agentowi; nie używa dostępu do konta osobistego twórcy workflow.
Udostępnij metodę, nie konto
Następujące elementy są niezależne:
- Widoczność workflow określa, kto może zobaczyć i wywołać procedurę.
- Widoczność agenta określa, kto ma dostęp do agenta-właściciela.
- Połączenie identyfikuje konto usługi, które członek połączył.
- Autoryzacja i uprawnienia określają, co wybrany agent może zrobić z tym połączeniem.
Dlatego dwóch członków zespołu może uruchomić ten sam publiczny workflow i otrzymać prośbę o autoryzację dla różnych usług. Każda osoba udziela dostępu w granicach swojej pracy.
Skopiuj workflow do innego agenta
Użyj Kopiuj workflow, gdy inny zespół lub agent potrzebuje wersji, którą może rozwijać niezależnie.
- Otwórz workflow.
- Wybierz Kopiuj workflow.
- Wybierz docelowego agenta.
- Otwórz nową kopię i sprawdź jej instrukcję, pliki i uprawnienia.
- Opublikuj kopię dopiero po jej przetestowaniu u docelowego agenta.
Kopia zaczyna jako nowy prywatny workflow. Zmiany w niej nie aktualizują oryginału, a zmiany w oryginale nie aktualizują kopii. Traktuj to jako fork, a nie synchronizację na żywo.
Kopiowanie jest przydatne, gdy Sprzedaż i Customer Success dzielą metodę badawczą, ale potrzebują różnych formatów wyników lub granic zatwierdzania. Jeśli wszyscy powinni otrzymywać przyszłe aktualizacje jednego standardu, utrzymuj jeden publiczny workflow zamiast tworzyć kopie.
Bezpieczna aktualizacja publicznego workflow
Publiczny workflow może być już używany przez członków zespołu lub automatyzacje. Przed istotną zmianą:
- Określ, jakie zachowanie lub wynik się zmieni.
- Przetestuj zmienioną instrukcję na reprezentatywnych danych wejściowych.
- Poinformuj zainteresowanych członków, gdy zmieniają się wejścia, pola, miejsca docelowe lub zasady zatwierdzania.
- Sprawdź automatyzacje uruchamiające workflow.
- Zachowaj ten sam slug, jeśli zmiana jest kompatybilna wstecz; utwórz nowy workflow, gdy kontrakt zmienia się zasadniczo.
Drobne ulepszenia, takie jak jaśniejsze cytowania czy lepsza kontrola jakości, zwykle mogą pozostać w tym samym workflow. Nowy workflow jest bezpieczniejszy, gdy odbiorcy, wymagane wejścia lub wynikowa akcja są zasadniczo inne.
Ponownie ustaw workflow jako prywatny
Zmiana publicznego workflow na Prywatny odbiera zespołowi dostęp. Inni członkowie mogą stracić możliwość jego uruchamiania, a ich automatyzacje zależne od niego mogą przestać działać.
Przed ustawieniem jako prywatny:
- sprawdź, które osoby i automatyzacje go używają;
- utwórz lub skopiuj zamiennik, jeśli zespół nadal potrzebuje tej metody;
- powiadom zainteresowanych właścicieli;
- upewnij się, że żaden wspólny plik referencyjny nie stanie się niespodziewanie niedostępny.
Lekka lista kontrolna publikacji
- Jasna nazwa i łatwy do zapamiętania slug
- Opis wyjaśnia, kiedy użyć
- Instrukcja definiuje wejścia, kroki, wynik i granice zatwierdzania
- Pliki są aktualne i bezpieczne do udostępnienia
- Agent-właściciel jest publiczny
- Przetestowany przez kogoś innego niż autor
- Brak danych uwierzytelniających lub prywatnych treści czatu
- Znane automatyzacje sprawdzone
Następnie zaproś członków zespołu lub pomóż obecnym członkom dołączyć do workspace.
