Configura un flujo de trabajo como Público cuando otros miembros del mismo espacio de trabajo deban poder descubrir y ejecutar el mismo procedimiento. Mantenlo Privado mientras sea personal, experimental o contenga material que el espacio de trabajo no deba compartir.
Publicar un flujo de trabajo comparte su instrucción y los archivos de referencia adjuntos. No comparte los chats privados del creador, cuentas conectadas, credenciales ni permisos personales otorgados.
Antes de publicar
Confirma que:
- el flujo de trabajo produce un resultado útil con más de una entrada realista;
- su descripción indica claramente cuándo usarlo;
- la instrucción no contiene tokens, contraseñas, secretos de clientes ni datos personales innecesarios;
- los archivos adjuntos son seguros para que cualquier miembro del espacio de trabajo los vea;
- el agente propietario es público y está disponible para los miembros previstos;
- las reglas de aprobación son explícitas para enviar, publicar, eliminar, comprar o modificar datos externos.
Cada flujo de trabajo pertenece exactamente a un agente. Un flujo de trabajo público en un agente al que los compañeros no pueden acceder no es útil para el equipo.
Hacer público un flujo de trabajo
- Abre Flujos de trabajo.
- Selecciona el flujo de trabajo que deseas compartir.
- Revisa su Nombre, Descripción, Instrucciones y archivos adjuntos.
- En Visibilidad, elige Público o selecciona Hacer público el flujo de trabajo.
- Confirma el cambio.
El flujo de trabajo ahora forma parte de la biblioteca compartida de flujos de trabajo del espacio de trabajo. Si el flujo de trabajo pertenece a un agente que no es de tu propiedad, es posible que un administrador de la organización deba publicarlo.
Público versus privado
| Visibilidad | Quién puede verlo y usarlo | Mejor para |
|---|---|---|
| Privado | El propietario del flujo de trabajo dentro del contexto de su agente | Borradores, métodos personales, experimentos y material de referencia sensible |
| Público | Miembros del espacio de trabajo que pueden acceder al agente propietario | Procedimientos revisados del equipo, plantillas aprobadas y trabajo recurrente entre áreas |
Público significa público dentro del espacio de trabajo. No crea una página web sin autenticación ni publica el flujo de trabajo en internet abierta.
Cómo lo ejecutan los compañeros
Los miembros pueden usar un flujo de trabajo público desde el chat del agente propietario de dos maneras:
- ingresando su comando de barra, como
/qualify-inbound-lead; - solicitando la tarea en lenguaje natural cuando la descripción del flujo de trabajo coincide claramente con la petición.
En Slack, menciona a Okou e incluye el nombre del flujo de trabajo o la tarea deseada. Consulta Usar flujos de trabajo compartidos en Slack.
El miembro que ejecuta el flujo de trabajo proporciona las entradas específicas de la solicitud. Okou utiliza las conexiones y permisos disponibles para ese miembro y agente; no utiliza el acceso personal del creador del flujo de trabajo.
Comparte el método, no la cuenta
Los siguientes aspectos son independientes:
- Visibilidad del flujo de trabajo determina quién puede ver e invocar el procedimiento.
- Visibilidad del agente determina quién puede acceder al agente que lo posee.
- Conexión identifica la cuenta de servicio que un miembro ha conectado.
- Autorización y permisos determinan lo que el agente seleccionado puede hacer con esa conexión.
Por eso, dos compañeros pueden ejecutar el mismo flujo de trabajo público y aun así recibir una solicitud de autorización para diferentes servicios. Cada persona otorga acceso para su propio ámbito de trabajo.
Copiar un flujo de trabajo a otro agente
Utiliza Copiar flujo de trabajo cuando otro equipo o agente necesita una versión que pueda evolucionar de forma independiente.
- Abre el flujo de trabajo.
- Selecciona Copiar flujo de trabajo.
- Elige el agente de destino.
- Abre la nueva copia y revisa su instrucción, archivos y permisos.
- Publica la copia solo después de haberla probado en el agente de destino.
La copia comienza como un nuevo flujo de trabajo privado. Los cambios en ella no actualizan el original, y los cambios en el original no actualizan la copia. Trátalo como una bifurcación, no como una sincronización en vivo.
Copiar es útil cuando Ventas y Éxito del Cliente comparten un método de investigación pero necesitan diferentes formatos de salida o límites de aprobación. Si todos deben recibir futuras actualizaciones de un estándar, mantén un solo flujo de trabajo público en lugar de crear copias.
Actualizar un flujo de trabajo público de forma segura
Un flujo de trabajo público puede estar siendo utilizado por compañeros o automatizaciones. Antes de realizar un cambio importante:
- Identifica qué comportamiento o resultado cambiará.
- Prueba la instrucción revisada con entradas representativas.
- Informa a los miembros afectados cuando cambien entradas, campos, destinos o reglas de aprobación.
- Revisa cualquier automatización que ejecute el flujo de trabajo.
- Mantén el mismo slug si el cambio es compatible hacia atrás; usa un nuevo flujo de trabajo si el contrato cambia sustancialmente.
Pequeñas mejoras como citas más claras o una verificación de calidad más rigurosa pueden permanecer en el mismo flujo de trabajo. Un nuevo flujo de trabajo es más seguro cuando la audiencia, las entradas requeridas o la acción resultante son fundamentalmente diferentes.
Volver a hacer privado un flujo de trabajo
Cambiar un flujo de trabajo público a Privado elimina el acceso del equipo. Otros miembros pueden perder la capacidad de ejecutarlo y sus automatizaciones que dependan de él pueden detenerse.
Antes de hacerlo privado:
- revisa qué personas y automatizaciones lo utilizan;
- crea o copia un reemplazo si el equipo aún necesita el método;
- notifica a los propietarios afectados;
- confirma que ningún archivo de referencia compartido quede inesperadamente inaccesible.
Lista de verificación ligera para publicar
- Nombre claro y slug memorable
- La descripción explica cuándo usarlo
- La instrucción define entradas, pasos, salida y límites de aprobación
- Los archivos están actualizados y son seguros para compartir
- El agente propietario es público
- Probado por alguien distinto al autor
- Sin credenciales personales ni contenido de chats privados
- Automatizaciones conocidas revisadas
A continuación, invita a compañeros o ayuda a los miembros existentes a unirse al espacio de trabajo.
