Ställ in ett arbetsflöde som Offentligt när andra medlemmar i samma arbetsyta ska kunna hitta och köra samma procedur. Behåll det Privat medan det är personligt, experimentellt eller innehåller material som arbetsytan inte ska dela.
Att publicera ett arbetsflöde delar dess instruktion och bifogade referensfiler. Det delar inte skaparens privata chattar, anslutna konton, inloggningsuppgifter eller personliga behörigheter.
Innan du publicerar
Bekräfta att:
- arbetsflödet ger ett användbart resultat med mer än en realistisk indata;
- dess beskrivning tydligt anger när det ska användas;
- instruktionen inte innehåller någon token, lösenord, kundhemlighet eller onödig personlig information;
- bifogade filer är säkra för alla medlemmar i arbetsytan att se;
- den ägande agenten är offentlig och tillgänglig för avsedda medlemmar;
- godkännanderegler är tydliga för att skicka, publicera, ta bort, köpa eller ändra extern data.
Varje arbetsflöde tillhör exakt en agent. Ett offentligt arbetsflöde på en agent som kollegor inte kan nå är inte ett användbart teamarbetsflöde.
Gör ett arbetsflöde offentligt
- Öppna Arbetsflöden.
- Välj arbetsflödet du vill dela.
- Granska dess Namn, Beskrivning, Instruktioner och bifogade filer.
- Under Synlighet, välj Offentligt eller välj Gör arbetsflöde offentligt.
- Bekräfta ändringen.
Arbetsflödet blir nu en del av arbetsytans delade arbetsflödesbibliotek. Om arbetsflödet tillhör en agent du inte äger kan en organisationsadministratör behöva publicera det.
Offentligt kontra privat
| Synlighet | Vem kan se och använda det | Bäst för |
|---|---|---|
| Privat | Arbetsflödets ägare inom dess agentkontext | Utkast, personliga metoder, experiment och känsligt referensmaterial |
| Offentligt | Medlemmar i arbetsytan som kan nå den ägande agenten | Granskade teamprocedurer, godkända mallar och återkommande tvärfunktionellt arbete |
Offentligt betyder offentligt inom arbetsytan. Det skapar inte en oautentiserad webbsida eller publicerar arbetsflödet på öppna internet.
Hur kollegor kör det
Medlemmar kan använda ett offentligt arbetsflöde från den ägande agentens chatt på två sätt:
- ange dess snedstreckskommando, till exempel
/qualify-inbound-lead; - be om uppgiften med naturligt språk när arbetsflödets beskrivning tydligt matchar begäran.
I Slack, nämn Okou och inkludera arbetsflödets namn eller avsedd uppgift. Se Använd delade arbetsflöden i Slack.
Medlemmen som kör arbetsflödet anger de indata som behövs för begäran. Okou använder de anslutningar och behörigheter som är tillgängliga för den medlemmen och agenten; det lånar inte arbetsflödesskapares personliga kontotillgång.
Dela metoden, inte kontot
Följande är oberoende:
- Arbetsflödets synlighet avgör vem som kan se och köra proceduren.
- Agentens synlighet avgör vem som kan nå agenten som äger det.
- Anslutning identifierar tjänstekontot en medlem har kopplat.
- Behörighet och tillstånd avgör vad den valda agenten kan göra med den anslutningen.
Detta är anledningen till att två kollegor kan köra samma offentliga arbetsflöde och ändå få en auktoriseringsförfrågan för olika tjänster. Var och en ger åtkomst inom sin egen arbetsgräns.
Kopiera ett arbetsflöde till en annan agent
Använd Kopiera arbetsflöde när ett annat team eller agent behöver en version som kan utvecklas självständigt.
- Öppna arbetsflödet.
- Välj Kopiera arbetsflöde.
- Välj destinationsagent.
- Öppna den nya kopian och granska dess instruktion, filer och behörigheter.
- Publicera kopian först efter att den testats i destinationsagenten.
Kopian börjar som ett nytt privat arbetsflöde. Ändringar i det uppdaterar inte originalet, och ändringar i originalet uppdaterar inte kopian. Behandla detta som en förgrening, inte en synkronisering.
Att kopiera är användbart när Sälj och Kundframgång delar en forskningsmetod men behöver olika utdataformat eller godkännanderegler. Om alla ska få framtida uppdateringar till en standard, behåll ett offentligt arbetsflöde istället för att skapa kopior.
Uppdatera ett offentligt arbetsflöde säkert
Ett offentligt arbetsflöde kan redan användas av kollegor eller automationer. Innan en väsentlig ändring:
- Identifiera vilket beteende eller utdata som kommer att ändras.
- Testa den reviderade instruktionen med representativa indata.
- Informera berörda medlemmar när indata, fält, destinationer eller godkännanderegler ändras.
- Kontrollera eventuella automationer som kör arbetsflödet.
- Behåll samma slug om ändringen är bakåtkompatibel; använd ett nytt arbetsflöde om avtalet ändras väsentligt.
Små förbättringar som tydligare källhänvisningar eller starkare kvalitetskontroll kan oftast ligga kvar i samma arbetsflöde. Ett nytt arbetsflöde är säkrare när målgruppen, nödvändiga indata eller åtgärden som utförs är fundamentalt annorlunda.
Gör ett arbetsflöde privat igen
Att ändra ett offentligt arbetsflöde till Privat tar bort teamåtkomst. Andra medlemmar kan förlora möjligheten att köra det, och deras automationer som är beroende av det kan sluta fungera.
Innan du gör det privat:
- granska vilka personer och automationer som använder det;
- skapa eller kopiera en ersättning om teamet fortfarande behöver metoden;
- meddela berörda ägare;
- bekräfta att ingen delad referensfil blir oväntat otillgänglig.
En enkel publiceringschecklista
- Tydligt namn och minnesvärd slug
- Beskrivning förklarar när det ska användas
- Instruktion definierar indata, steg, utdata och godkännanderegler
- Filer är aktuella och säkra att dela
- Ägande agent är offentlig
- Testad av någon annan än författaren
- Inga personliga inloggningsuppgifter eller privat chattinnehåll
- Kända automationer granskade
Fortsätt med att bjuda in kollegor eller hjälp befintliga medlemmar gå med i arbetsytan.
