Setzen Sie einen Workflow auf Öffentlich, wenn andere Mitglieder desselben Workspaces die Prozedur entdecken und ausführen können sollen. Belassen Sie ihn Privat, solange er persönlich, experimentell ist oder Material enthält, das nicht geteilt werden soll.
Das Veröffentlichen eines Workflows teilt dessen Anweisung und angehängte Referenzdateien. Es werden keine privaten Chats, verbundenen Konten, Zugangsdaten oder persönlichen Berechtigungen des Erstellers geteilt.
Bevor Sie veröffentlichen
Stellen Sie sicher, dass:
- der Workflow mit mehr als einem realistischen Input ein nützliches Ergebnis liefert;
- die Beschreibung klar angibt, wann er zu verwenden ist;
- die Anweisung keine Token, Passwörter, Kundengeheimnisse oder unnötige persönliche Daten enthält;
- angehängte Dateien für jedes Workspace-Mitglied sicher einsehbar sind;
- der zugehörige Agent öffentlich und für die vorgesehenen Mitglieder verfügbar ist;
- Freigaberegeln für Versand, Veröffentlichung, Löschung, Kauf oder Änderung externer Daten eindeutig sind.
Jeder Workflow gehört genau zu einem Agenten. Ein öffentlicher Workflow auf einem Agenten, auf den Teammitglieder keinen Zugriff haben, ist kein nützlicher Team-Workflow.
Einen Workflow öffentlich machen
- Öffnen Sie Workflows.
- Wählen Sie den Workflow aus, den Sie teilen möchten.
- Überprüfen Sie Name, Beschreibung, Anweisungen und angehängte Dateien.
- Wählen Sie unter Sichtbarkeit Öffentlich oder klicken Sie auf Workflow öffentlich machen.
- Bestätigen Sie die Änderung.
Der Workflow ist nun Teil der gemeinsamen Workflow-Bibliothek des Workspaces. Gehört der Workflow einem Agenten, den Sie nicht besitzen, muss eventuell ein Organisations-Admin die Veröffentlichung vornehmen.
Öffentlich versus privat
| Sichtbarkeit | Wer kann ihn sehen und nutzen | Am besten geeignet für |
|---|---|---|
| Privat | Der Workflow-Besitzer im Kontext seines Agenten | Entwürfe, persönliche Methoden, Experimente und sensible Referenzmaterialien |
| Öffentlich | Workspace-Mitglieder mit Zugriff auf den zugehörigen Agenten | Überprüfte Team-Prozesse, freigegebene Vorlagen und wiederkehrende bereichsübergreifende Aufgaben |
Öffentlich bedeutet öffentlich innerhalb des Workspaces. Es wird keine nicht authentifizierte Webseite erstellt und der Workflow nicht im offenen Internet veröffentlicht.
So führen Teammitglieder ihn aus
Mitglieder können einen öffentlichen Workflow aus dem Chat des zugehörigen Agenten auf zwei Arten nutzen:
- Geben Sie den Slash-Befehl ein, z. B.
/qualify-inbound-lead; - Bitten Sie in natürlicher Sprache um die Aufgabe, wenn die Workflow-Beschreibung klar zur Anfrage passt.
In Slack erwähnen Sie Okou und fügen den Workflownamen oder die gewünschte Aufgabe hinzu. Siehe Geteilte Workflows in Slack nutzen.
Das Mitglied, das den Workflow ausführt, gibt die auftragsbezogenen Eingaben an. Okou verwendet die Verbindungen und Berechtigungen, die diesem Mitglied und Agenten zur Verfügung stehen; es nutzt nicht den persönlichen Kontozugriff des Workflow-Erstellers.
Die Methode teilen, nicht das Konto
Folgendes ist unabhängig voneinander:
- Workflow-Sichtbarkeit bestimmt, wer die Prozedur sehen und ausführen kann.
- Agenten-Sichtbarkeit bestimmt, wer Zugriff auf den zugehörigen Agenten hat.
- Verbindung identifiziert das Servicekonto, das ein Mitglied verbunden hat.
- Autorisierung und Berechtigungen bestimmen, was der ausgewählte Agent mit dieser Verbindung tun kann.
Deshalb können zwei Teammitglieder denselben öffentlichen Workflow ausführen und dennoch eine Autorisierungsanfrage für unterschiedliche Dienste erhalten. Jeder gewährt Zugriff für seinen eigenen Arbeitsbereich.
Einen Workflow zu einem anderen Agenten kopieren
Verwenden Sie Workflow kopieren, wenn ein anderes Team oder ein anderer Agent eine Version benötigt, die unabhängig weiterentwickelt werden kann.
- Öffnen Sie den Workflow.
- Wählen Sie Workflow kopieren.
- Wählen Sie den Ziel-Agenten aus.
- Öffnen Sie die neue Kopie und überprüfen Sie Anweisung, Dateien und Berechtigungen.
- Veröffentlichen Sie die Kopie erst, nachdem sie im Ziel-Agenten getestet wurde.
Die Kopie startet als neuer privater Workflow. Änderungen daran aktualisieren nicht das Original, und Änderungen am Original aktualisieren nicht die Kopie. Behandeln Sie dies als Fork, nicht als Live-Synchronisierung.
Das Kopieren ist nützlich, wenn Vertrieb und Customer Success eine Forschungsmethode teilen, aber unterschiedliche Ausgabeformate oder Freigabegrenzen benötigen. Wenn alle zukünftige Updates einer Standardversion erhalten sollen, behalten Sie einen öffentlichen Workflow statt Kopien zu erstellen.
Einen öffentlichen Workflow sicher aktualisieren
Ein öffentlicher Workflow wird möglicherweise bereits von Teammitgliedern oder Automatisierungen genutzt. Vor einer wesentlichen Änderung:
- Identifizieren Sie, welches Verhalten oder Ergebnis sich ändert.
- Testen Sie die überarbeitete Anweisung mit repräsentativen Eingaben.
- Informieren Sie betroffene Mitglieder, wenn sich Eingaben, Felder, Ziele oder Freigaberegeln ändern.
- Überprüfen Sie alle Automatisierungen, die den Workflow ausführen.
- Behalten Sie den gleichen Slug bei, wenn die Änderung abwärtskompatibel ist; verwenden Sie einen neuen Workflow, wenn sich der Vertrag wesentlich ändert.
Kleine Verbesserungen wie klarere Quellenangaben oder eine stärkere Qualitätskontrolle können meist im selben Workflow bleiben. Ein neuer Workflow ist sicherer, wenn Zielgruppe, erforderliche Eingaben oder die resultierende Aktion grundlegend anders sind.
Einen Workflow wieder privat machen
Wenn Sie einen öffentlichen Workflow auf Privat setzen, wird der Teamzugriff entfernt. Andere Mitglieder verlieren möglicherweise die Möglichkeit, ihn auszuführen, und ihre darauf basierenden Automatisierungen können stoppen.
Bevor Sie ihn privat machen:
- Überprüfen Sie, welche Personen und Automatisierungen ihn nutzen;
- Erstellen oder kopieren Sie einen Ersatz, falls das Team die Methode weiterhin benötigt;
- Benachrichtigen Sie betroffene Besitzer;
- Stellen Sie sicher, dass keine geteilte Referenzdatei unerwartet nicht mehr verfügbar ist.
Eine kompakte Veröffentlichung-Checkliste
- Klarer Name und einprägsamer Slug
- Beschreibung erklärt, wann er zu verwenden ist
- Anweisung definiert Eingaben, Schritte, Ausgabe und Freigabegrenzen
- Dateien sind aktuell und sicher zu teilen
- Zuordnender Agent ist öffentlich
- Von jemand anderem als dem Autor getestet
- Keine persönlichen Zugangsdaten oder privaten Chat-Inhalte
- Bekannte Automatisierungen überprüft
Laden Sie als Nächstes Teammitglieder ein oder helfen Sie bestehenden Mitgliedern, dem Workspace beizutreten.
