Atur alur kerja menjadi Publik ketika anggota lain di workspace yang sama perlu menemukan dan menjalankan prosedur yang sama. Biarkan tetap Pribadi jika masih bersifat pribadi, eksperimental, atau berisi materi yang tidak boleh dibagikan oleh workspace.
Mempublikasikan alur kerja membagikan instruksi dan file referensi yang terlampir. Ini tidak membagikan percakapan pribadi pembuat, akun yang terhubung, kredensial, atau izin pribadi.
Sebelum Anda mempublikasikan
Pastikan bahwa:
- alur kerja menghasilkan hasil yang berguna dengan lebih dari satu input realistis;
- deskripsinya dengan jelas menjelaskan kapan harus menggunakannya;
- instruksi tidak mengandung token, kata sandi, rahasia pelanggan, atau data pribadi yang tidak diperlukan;
- file terlampir aman untuk dilihat semua anggota workspace;
- agen pemilik bersifat publik dan tersedia untuk anggota yang dimaksud;
- aturan persetujuan jelas untuk mengirim, mempublikasikan, menghapus, membeli, atau mengubah data eksternal.
Setiap alur kerja hanya dimiliki oleh satu agen. Alur kerja publik pada agen yang tidak dapat diakses rekan tim bukanlah alur kerja tim yang berguna.
Membuat alur kerja menjadi publik
- Buka Workflows.
- Pilih alur kerja yang ingin Anda bagikan.
- Tinjau Nama, Deskripsi, Instruksi, dan file terlampirnya.
- Di bawah Visibilitas, pilih Publik atau pilih Jadikan alur kerja publik.
- Konfirmasi perubahan.
Alur kerja sekarang menjadi bagian dari perpustakaan alur kerja bersama di workspace. Jika alur kerja dimiliki oleh agen yang bukan milik Anda, Admin organisasi mungkin perlu mempublikasikannya.
Publik versus pribadi
| Visibilitas | Siapa yang dapat melihat dan menggunakannya | Terbaik untuk |
|---|---|---|
| Pribadi | Pemilik alur kerja dalam konteks agennya | Draf, metode pribadi, eksperimen, dan materi referensi sensitif |
| Publik | Anggota workspace yang dapat mengakses agen pemilik | Prosedur tim yang telah ditinjau, template yang disetujui, dan pekerjaan lintas fungsi yang berulang |
Publik berarti publik di dalam workspace. Ini tidak membuat halaman web tanpa autentikasi atau mempublikasikan alur kerja ke internet terbuka.
Cara rekan tim menjalankannya
Anggota dapat menggunakan alur kerja publik dari chat agen pemilik dengan dua cara:
- memasukkan perintah garis miringnya, seperti
/qualify-inbound-lead; - meminta tugas dalam bahasa alami ketika deskripsi alur kerja jelas sesuai dengan permintaan.
Di Slack, sebutkan Okou dan sertakan nama alur kerja atau tugas yang dimaksud. Lihat Gunakan alur kerja bersama di Slack.
Anggota yang menjalankan alur kerja akan memasukkan input sesuai permintaan. Okou menggunakan koneksi dan izin yang tersedia untuk anggota dan agen tersebut; tidak menggunakan akses akun pribadi pembuat alur kerja.
Bagikan metodenya, bukan akunnya
Hal-hal berikut bersifat independen:
- Visibilitas alur kerja menentukan siapa yang dapat melihat dan menjalankan prosedur.
- Visibilitas agen menentukan siapa yang dapat mengakses agen pemiliknya.
- Koneksi mengidentifikasi akun layanan yang telah dihubungkan anggota.
- Otorisasi dan izin menentukan apa yang dapat dilakukan agen terpilih dengan koneksi tersebut.
Inilah sebabnya dua rekan tim dapat menjalankan alur kerja publik yang sama namun tetap menerima permintaan otorisasi untuk layanan yang berbeda. Setiap orang memberikan akses untuk batas kerja mereka sendiri.
Salin alur kerja ke agen lain
Gunakan Salin alur kerja ketika tim atau agen lain membutuhkan versi yang dapat dikembangkan secara mandiri.
- Buka alur kerja.
- Pilih Salin alur kerja.
- Pilih agen tujuan.
- Buka salinan baru dan tinjau instruksi, file, dan izinnya.
- Publikasikan salinan hanya setelah diuji di agen tujuan.
Salinan dimulai sebagai alur kerja pribadi baru. Perubahan pada salinan tidak memperbarui yang asli, dan perubahan pada yang asli tidak memperbarui salinan. Perlakukan ini sebagai fork, bukan sinkronisasi langsung.
Menyalin berguna ketika Sales dan Customer Success berbagi metode riset tetapi membutuhkan format output atau batas persetujuan yang berbeda. Jika semua orang harus menerima pembaruan standar di masa depan, pertahankan satu alur kerja publik daripada membuat salinan.
Memperbarui alur kerja publik dengan aman
Alur kerja publik mungkin sudah digunakan oleh rekan tim atau otomatisasi. Sebelum melakukan perubahan signifikan:
- Identifikasi perilaku atau output apa yang akan berubah.
- Uji instruksi yang direvisi dengan input yang representatif.
- Beritahu anggota yang terdampak jika input, field, tujuan, atau aturan persetujuan berubah.
- Periksa otomatisasi apa pun yang menjalankan alur kerja.
- Pertahankan slug yang sama jika perubahan kompatibel ke belakang; gunakan alur kerja baru jika kontrak berubah secara signifikan.
Perbaikan kecil seperti kutipan yang lebih jelas atau pemeriksaan kualitas yang lebih kuat biasanya dapat tetap dalam alur kerja yang sama. Alur kerja baru lebih aman jika audiens, input yang dibutuhkan, atau tindakan hasilnya sangat berbeda.
Membuat alur kerja menjadi pribadi kembali
Mengubah alur kerja publik menjadi Pribadi akan menghapus akses tim. Anggota lain mungkin kehilangan kemampuan untuk menjalankannya, dan otomatisasi mereka yang bergantung padanya dapat berhenti.
Sebelum menjadikannya pribadi:
- tinjau siapa saja dan otomatisasi apa yang menggunakannya;
- buat atau salin pengganti jika tim masih membutuhkan metode tersebut;
- beri tahu pemilik yang terdampak;
- pastikan tidak ada file referensi bersama yang tiba-tiba menjadi tidak tersedia.
Daftar periksa publikasi ringan
- Nama jelas dan slug mudah diingat
- Deskripsi menjelaskan kapan digunakan
- Instruksi mendefinisikan input, langkah, output, dan batas persetujuan
- File terbaru dan aman untuk dibagikan
- Agen pemilik bersifat publik
- Diuji oleh orang selain penulis
- Tidak ada kredensial pribadi atau konten chat pribadi
- Otomatisasi yang diketahui telah ditinjau
Selanjutnya, undang rekan tim atau bantu anggota yang ada bergabung ke workspace.
