अपनी टीम के साथ वर्कफ़्लो साझा करें

जब वर्कस्पेस के अन्य सदस्य एक ही प्रक्रिया को खोज सकें और चला सकें, तो वर्कफ़्लो को Public पर सेट करें। जब यह व्यक्तिगत, प्रयोगात्मक हो या इसमें ऐसा सामग्री हो जिसे वर्कस्पेस साझा नहीं करना चाहिए, तो इसे Private रखें।

वर्कफ़्लो प्रकाशित करने से उसकी निर्देशिका और संलग्न संदर्भ फ़ाइलें साझा होती हैं। यह निर्माता की निजी चैट, जुड़े खाते, क्रेडेंशियल्स या व्यक्तिगत अनुमति नहीं साझा करता।

प्रकाशित करने से पहले

सुनिश्चित करें कि:

• वर्कफ़्लो एक से अधिक यथार्थ इनपुट के साथ उपयोगी परिणाम देता है;
• उसका विवरण स्पष्ट रूप से बताता है कि इसका उपयोग कब करना है;
• निर्देश में कोई टोकन, पासवर्ड, ग्राहक रहस्य या अनावश्यक व्यक्तिगत डेटा नहीं है;
• संलग्न फ़ाइलें हर वर्कस्पेस सदस्य के देखने के लिए सुरक्षित हैं;
• स्वामी एजेंट सार्वजनिक है और इच्छित सदस्यों के लिए उपलब्ध है;
• बाहरी डेटा भेजने, प्रकाशित करने, हटाने, खरीदने या बदलने के लिए अनुमोदन नियम स्पष्ट हैं।

हर वर्कफ़्लो ठीक एक एजेंट का होता है। ऐसे एजेंट पर सार्वजनिक वर्कफ़्लो, जिसे टीम के सदस्य एक्सेस नहीं कर सकते, टीम वर्कफ़्लो के लिए उपयोगी नहीं है।

वर्कफ़्लो को सार्वजनिक बनाएं

1. Workflows खोलें।
2. वह वर्कफ़्लो चुनें जिसे आप साझा करना चाहते हैं।
3. उसका Name, Description, Instructions और संलग्न फ़ाइलें जांचें।
4. Visibility के अंतर्गत Public चुनें या Make workflow public चुनें।
5. परिवर्तन की पुष्टि करें।

अब वर्कफ़्लो वर्कस्पेस की साझा वर्कफ़्लो लाइब्रेरी का हिस्सा बन जाता है। यदि वर्कफ़्लो ऐसे एजेंट का है जिसके आप स्वामी नहीं हैं, तो संगठन के Admin को इसे प्रकाशित करना पड़ सकता है।

सार्वजनिक बनाम निजी

सार्वजनिक का अर्थ है वर्कस्पेस के अंदर सार्वजनिक। यह बिना प्रमाणीकरण वाला वेब पेज नहीं बनाता और न ही वर्कफ़्लो को खुले इंटरनेट पर प्रकाशित करता है।

टीम के सदस्य इसे कैसे चलाते हैं

सदस्य स्वामी एजेंट की चैट से सार्वजनिक वर्कफ़्लो दो तरीकों से चला सकते हैं:

• उसका स्लैश कमांड दर्ज करें, जैसे /qualify-inbound-lead;
• जब वर्कफ़्लो का विवरण अनुरोध से स्पष्ट रूप से मेल खाता हो, तो प्राकृतिक भाषा में कार्य माँगें।

Slack में, Okou का उल्लेख करें और वर्कफ़्लो का नाम या इच्छित कार्य शामिल करें। देखें Slack में साझा वर्कफ़्लो का उपयोग करें।

वर्कफ़्लो चलाने वाला सदस्य अनुरोध-विशिष्ट इनपुट प्रदान करता है। Okou उस सदस्य और एजेंट के उपलब्ध कनेक्शन और अनुमतियों का उपयोग करता है; यह वर्कफ़्लो निर्माता के व्यक्तिगत खाते की पहुँच का उपयोग नहीं करता।

विधि साझा करें, खाता नहीं

निम्नलिखित स्वतंत्र हैं:

1. वर्कफ़्लो दृश्यता निर्धारित करती है कि प्रक्रिया कौन देख और चला सकता है।
2. एजेंट दृश्यता निर्धारित करती है कि एजेंट तक कौन पहुँच सकता है।
3. कनेक्शन उस सेवा खाते की पहचान करता है जिसे सदस्य ने जोड़ा है।
4. प्राधिकरण और अनुमतियाँ निर्धारित करती हैं कि चयनित एजेंट उस कनेक्शन के साथ क्या कर सकता है।

इसीलिए दो टीम सदस्य एक ही सार्वजनिक वर्कफ़्लो चला सकते हैं और फिर भी अलग-अलग सेवाओं के लिए प्राधिकरण अनुरोध प्राप्त कर सकते हैं। प्रत्येक व्यक्ति अपनी कार्य सीमा के लिए पहुँच देता है।

वर्कफ़्लो को दूसरे एजेंट में कॉपी करें

जब किसी अन्य टीम या एजेंट को ऐसी वर्शन चाहिए जिसे वे स्वतंत्र रूप से विकसित कर सकें, तो Copy workflow का उपयोग करें।

1. वर्कफ़्लो खोलें।
2. Copy workflow चुनें।
3. गंतव्य एजेंट चुनें।
4. नई कॉपी खोलें और उसकी निर्देशिका, फ़ाइलें और अनुमतियाँ जांचें।
5. कॉपी को तभी प्रकाशित करें जब वह गंतव्य एजेंट में परीक्षण हो चुकी हो।

कॉपी एक नया निजी वर्कफ़्लो बनकर शुरू होती है। इसमें किए गए परिवर्तन मूल वर्कफ़्लो को अपडेट नहीं करते, और मूल में किए गए परिवर्तन कॉपी को अपडेट नहीं करते। इसे फोर्क मानें, लाइव सिंक नहीं।

कॉपी करना तब उपयोगी है जब Sales और Customer Success एक शोध विधि साझा करते हैं लेकिन उन्हें अलग-अलग आउटपुट फॉर्मेट या अनुमोदन सीमाएँ चाहिए। यदि सभी को भविष्य के अपडेट एक ही मानक पर चाहिए, तो कॉपी बनाने के बजाय एक सार्वजनिक वर्कफ़्लो रखें।

सार्वजनिक वर्कफ़्लो को सुरक्षित रूप से अपडेट करें

सार्वजनिक वर्कफ़्लो का उपयोग पहले से ही टीम के सदस्य या ऑटोमेशन कर सकते हैं। किसी महत्वपूर्ण परिवर्तन से पहले:

1. पहचानें कि कौन सा व्यवहार या आउटपुट बदलेगा।
2. संशोधित निर्देश को प्रतिनिधि इनपुट के साथ परीक्षण करें।
3. प्रभावित सदस्यों को बताएं जब इनपुट, फ़ील्ड, गंतव्य या अनुमोदन नियम बदलें।
4. किसी भी ऑटोमेशन की जांच करें जो वर्कफ़्लो चलाते हैं।
5. जब परिवर्तन पिछली संगतता बनाए रखता है तो वही स्लग रखें; जब अनुबंध में बड़ा बदलाव हो तो नया वर्कफ़्लो बनाएं।

छोटे सुधार जैसे स्पष्ट उद्धरण या बेहतर गुणवत्ता जांच आमतौर पर उसी वर्कफ़्लो में रह सकते हैं। नया वर्कफ़्लो तब सुरक्षित है जब दर्शक, आवश्यक इनपुट या परिणामी क्रिया मूल रूप से अलग हो।

वर्कफ़्लो को फिर से निजी बनाएं

सार्वजनिक वर्कफ़्लो को Private में बदलने से टीम की पहुँच हट जाती है। अन्य सदस्य इसे चलाने की क्षमता खो सकते हैं, और उन पर निर्भर ऑटोमेशन बंद हो सकते हैं।

इसे निजी बनाने से पहले:

• देखें कि कौन लोग और ऑटोमेशन इसका उपयोग करते हैं;
• यदि टीम को अभी भी विधि चाहिए तो प्रतिस्थापन बनाएं या कॉपी करें;
• प्रभावित स्वामियों को सूचित करें;
• सुनिश्चित करें कि कोई साझा संदर्भ फ़ाइल अनपेक्षित रूप से अनुपलब्ध न हो जाए।

एक हल्की प्रकाशन चेकलिस्ट

• स्पष्ट नाम और यादगार स्लग
• विवरण बताता है कि इसका उपयोग कब करना है
• निर्देश इनपुट, चरण, आउटपुट और अनुमोदन सीमाएँ परिभाषित करता है
• फ़ाइलें अद्यतित और साझा करने के लिए सुरक्षित हैं
• स्वामी एजेंट सार्वजनिक है
• लेखक के अलावा किसी और ने परीक्षण किया है
• कोई व्यक्तिगत क्रेडेंशियल्स या निजी चैट सामग्री नहीं
• ज्ञात ऑटोमेशन की समीक्षा की गई

अब, टीम के सदस्यों को आमंत्रित करें या मौजूदा सदस्यों को वर्कस्पेस में शामिल होने में मदद करें।