Indstil et workflow til Offentlig, når andre medlemmer af samme arbejdsområde skal kunne finde og køre den samme procedure. Behold det som Privat, mens det er personligt, eksperimentelt eller indeholder materiale, som arbejdsområdet ikke bør dele.
Når du udgiver et workflow, deles dets instruktion og vedhæftede referencefiler. Det deler ikke skaberens private chats, tilknyttede konti, legitimationsoplysninger eller personlige tilladelser.
Før du udgiver
Bekræft at:
- workflowet giver et nyttigt resultat med mere end én realistisk input;
- beskrivelsen tydeligt forklarer, hvornår det skal bruges;
- instruktionen ikke indeholder nogen token, adgangskode, kundespecifik hemmelighed eller unødvendige personlige oplysninger;
- vedhæftede filer er sikre for alle medlemmer af arbejdsområdet at se;
- den ejende agent er offentlig og tilgængelig for de tiltænkte medlemmer;
- godkendelsesregler er tydelige for afsendelse, udgivelse, sletning, køb eller ændring af eksterne data.
Hvert workflow tilhører præcis én agent. Et offentligt workflow på en agent, som teammedlemmer ikke kan tilgå, er ikke et brugbart team-workflow.
Gør et workflow offentligt
- Åbn Workflows.
- Vælg det workflow, du vil dele.
- Gennemgå dets Navn, Beskrivelse, Instruktioner og vedhæftede filer.
- Under Synlighed vælg Offentlig eller vælg Gør workflow offentligt.
- Bekræft ændringen.
Workflowet bliver nu en del af arbejdsområdets delte workflow-bibliotek. Hvis workflowet tilhører en agent, du ikke ejer, kan en organisationsadministrator skulle udgive det.
Offentlig versus privat
| Synlighed | Hvem kan se og bruge det | Bedst til |
|---|---|---|
| Privat | Workflow-ejeren inden for agentens kontekst | Udkast, personlige metoder, eksperimenter og følsomt reference-materiale |
| Offentlig | Medlemmer af arbejdsområdet, der kan tilgå den ejende agent | Gennemgåede teamprocedurer, godkendte skabeloner og tilbagevendende tværfunktionelt arbejde |
Offentlig betyder offentlig inden for arbejdsområdet. Det opretter ikke en uautentificeret webside eller udgiver workflowet på internettet.
Sådan kører teammedlemmer det
Medlemmer kan bruge et offentligt workflow fra den ejende agents chat på to måder:
- indtast dens slash-kommando, såsom
/qualify-inbound-lead; - anmod om opgaven i naturligt sprog, når workflow-beskrivelsen tydeligt matcher forespørgslen.
I Slack skal du nævne Okou og inkludere workflow-navnet eller den ønskede opgave. Se Brug delte workflows i Slack.
Medlemmet, der kører workflowet, leverer de input, der er specifikke for forespørgslen. Okou bruger de forbindelser og tilladelser, der er tilgængelige for det pågældende medlem og agent; det låner ikke workflow-skaberens personlige kontoadgang.
Del metoden, ikke kontoen
Følgende er uafhængige:
- Workflow-synlighed bestemmer, hvem der kan se og køre proceduren.
- Agent-synlighed bestemmer, hvem der kan tilgå agenten, der ejer den.
- Forbindelse identificerer den servicekonto, et medlem har tilsluttet.
- Godkendelse og tilladelser bestemmer, hvad den valgte agent kan gøre med den forbindelse.
Derfor kan to teammedlemmer køre det samme offentlige workflow og stadig modtage en godkendelsesanmodning for forskellige tjenester. Hver person giver adgang inden for deres eget arbejdsområde.
Kopiér et workflow til en anden agent
Brug Kopiér workflow, når et andet team eller agent har brug for en version, de kan videreudvikle uafhængigt.
- Åbn workflowet.
- Vælg Kopiér workflow.
- Vælg destinationsagenten.
- Åbn den nye kopi og gennemgå dens instruktion, filer og tilladelser.
- Udgiv kopien først, når den er testet i destinationsagenten.
Kopien starter som et nyt privat workflow. Ændringer i den opdaterer ikke originalen, og ændringer i originalen opdaterer ikke kopien. Behandl dette som en forgrening, ikke en live synkronisering.
Kopiering er nyttigt, når Salg og Customer Success deler en research-metode, men har brug for forskellige outputformater eller godkendelsesgrænser. Hvis alle skal modtage fremtidige opdateringer til én standard, behold ét offentligt workflow i stedet for at oprette kopier.
Opdater et offentligt workflow sikkert
Et offentligt workflow kan allerede blive brugt af teammedlemmer eller automatiseringer. Før en væsentlig ændring:
- Identificér, hvilken adfærd eller output der ændres.
- Test den reviderede instruktion med repræsentative input.
- Informér berørte medlemmer, når input, felter, destinationer eller godkendelsesregler ændres.
- Tjek eventuelle automatiseringer, der kører workflowet.
- Behold samme slug, hvis ændringen er bagudkompatibel; brug et nyt workflow, hvis kontrakten ændres væsentligt.
Små forbedringer som tydeligere kildeangivelser eller en stærkere kvalitetskontrol kan normalt forblive i samme workflow. Et nyt workflow er sikrere, når målgruppen, påkrævede input eller den resulterende handling er grundlæggende anderledes.
Gør et workflow privat igen
Hvis du ændrer et offentligt workflow til Privat, fjernes teamadgang. Andre medlemmer kan miste muligheden for at køre det, og deres automatiseringer, der afhænger af det, kan stoppe.
Før du gør det privat:
- gennemgå hvilke personer og automatiseringer, der bruger det;
- opret eller kopiér en erstatning, hvis teamet stadig har brug for metoden;
- informér berørte ejere;
- bekræft, at ingen delt referencefil bliver uventet utilgængelig.
En let tjekliste til udgivelse
- Klart navn og mindeværdig slug
- Beskrivelse forklarer, hvornår det skal bruges
- Instruktion definerer input, trin, output og godkendelsesgrænser
- Filer er opdaterede og sikre at dele
- Ejende agent er offentlig
- Testet af en anden end forfatteren
- Ingen personlige legitimationsoplysninger eller privat chatindhold
- Kendte automatiseringer gennemgået
Invitér derefter teammedlemmer eller hjælp eksisterende medlemmer med at tilslutte sig arbejdsområdet.
