Sett en arbeidsflyt til Offentlig når andre medlemmer i samme arbeidsområde skal kunne finne og kjøre samme prosedyre. Hold den Privat så lenge den er personlig, eksperimentell eller inneholder materiale arbeidsområdet ikke skal dele.
Å publisere en arbeidsflyt deler instruksjonen og tilknyttede referansefiler. Det deler ikke skaperens private chatter, tilkoblede kontoer, påloggingsinformasjon eller personlige tillatelser.
Før du publiserer
Bekreft at:
- arbeidsflyten gir et nyttig resultat med mer enn ett realistisk input;
- beskrivelsen tydelig sier når den skal brukes;
- instruksjonen ikke inneholder token, passord, kundens hemmelighet eller unødvendige personopplysninger;
- vedlagte filer er trygge for alle medlemmer å se;
- eieragenten er offentlig og tilgjengelig for de tiltenkte medlemmene;
- godkjenningsregler er tydelige for sending, publisering, sletting, kjøp eller endring av eksterne data.
Hver arbeidsflyt tilhører nøyaktig én agent. En offentlig arbeidsflyt på en agent som teamet ikke har tilgang til, er ikke en nyttig teamarbeidsflyt.
Gjør en arbeidsflyt offentlig
- Åpne Arbeidsflyter.
- Velg arbeidsflyten du vil dele.
- Gå gjennom Navn, Beskrivelse, Instruksjoner og vedlagte filer.
- Under Synlighet, velg Offentlig eller velg Gjør arbeidsflyt offentlig.
- Bekreft endringen.
Arbeidsflyten blir nå en del av arbeidsområdets delte arbeidsflytbibliotek. Hvis arbeidsflyten tilhører en agent du ikke eier, må kanskje en administrator i organisasjonen publisere den.
Offentlig versus privat
| Synlighet | Hvem kan se og bruke den | Best egnet for |
|---|---|---|
| Privat | Arbeidsflytens eier innenfor agentens kontekst | Utkast, personlige metoder, eksperimenter og sensitivt referansemateriale |
| Offentlig | Medlemmer i arbeidsområdet som har tilgang til eieragenten | Gjennomgåtte teamprosedyrer, godkjente maler og gjentakende tverrfaglig arbeid |
Offentlig betyr offentlig inne i arbeidsområdet. Det opprettes ikke en uautentisert nettside eller publiseres til det åpne internett.
Slik kjører teamet arbeidsflyten
Medlemmer kan bruke en offentlig arbeidsflyt fra eieragentens chat på to måter:
- skrive inn dens skråstrek-kommando, for eksempel
/qualify-inbound-lead; - be om oppgaven med naturlig språk når beskrivelsen tydelig matcher forespørselen.
I Slack, nevn Okou og inkluder arbeidsflytnavnet eller ønsket oppgave. Se Bruk delte arbeidsflyter i Slack.
Medlemmet som kjører arbeidsflyten, oppgir input som gjelder forespørselen. Okou bruker tilkoblinger og tillatelser som er tilgjengelige for det medlemmet og agenten; det brukes ikke skaperens personlige kontotilgang.
Del metoden, ikke kontoen
Følgende er uavhengige:
- Arbeidsflytens synlighet bestemmer hvem som kan se og bruke prosedyren.
- Agentens synlighet bestemmer hvem som har tilgang til agenten som eier den.
- Tilkobling identifiserer tjenestekontoen et medlem har koblet til.
- Autorisasjon og tillatelser avgjør hva den valgte agenten kan gjøre med tilkoblingen.
Derfor kan to teammedlemmer kjøre samme offentlige arbeidsflyt og likevel få forespørsel om autorisasjon for ulike tjenester. Hver person gir tilgang innenfor sitt eget arbeidsområde (arbeidsgrense).
Kopier en arbeidsflyt til en annen agent
Bruk Kopier arbeidsflyt når et annet team eller agent trenger en versjon de kan videreutvikle selvstendig.
- Åpne arbeidsflyten.
- Velg Kopier arbeidsflyt.
- Velg målagenten.
- Åpne den nye kopien og gjennomgå instruksjon, filer og tillatelser.
- Publiser kopien først etter at den er testet i målagenten.
Kopien starter som en ny privat arbeidsflyt. Endringer i kopien oppdaterer ikke originalen, og endringer i originalen oppdaterer ikke kopien. Behandle dette som en forgrening, ikke en synkronisering.
Kopiering er nyttig når Salg og Kundesuksess deler en forskningsmetode, men trenger ulike utdataformater eller godkjenningsgrenser. Hvis alle skal motta fremtidige oppdateringer til én standard, behold én offentlig arbeidsflyt i stedet for å lage kopier.
Oppdater en offentlig arbeidsflyt trygt
En offentlig arbeidsflyt kan allerede være i bruk av teammedlemmer eller automasjoner. Før en vesentlig endring:
- Identifiser hvilken atferd eller utdata som endres.
- Test den reviderte instruksjonen med representative input.
- Varsle berørte medlemmer når input, felt, destinasjoner eller godkjenningsregler endres.
- Sjekk eventuelle automasjoner som kjører arbeidsflyten.
- Behold samme slug hvis endringen er bakoverkompatibel; bruk en ny arbeidsflyt hvis kontrakten endres vesentlig.
Små forbedringer som tydeligere kildehenvisninger eller bedre kvalitetskontroll kan vanligvis beholdes i samme arbeidsflyt. En ny arbeidsflyt er tryggere når målgruppen, nødvendige input eller handlingen endres grunnleggende.
Gjør en arbeidsflyt privat igjen
Å endre en offentlig arbeidsflyt til Privat fjerner teamtilgang. Andre medlemmer kan miste muligheten til å kjøre den, og automasjoner som er avhengige av den kan stoppe.
Før du gjør den privat:
- gjennomgå hvilke personer og automasjoner som bruker den;
- opprett eller kopier en erstatning hvis teamet fortsatt trenger metoden;
- varsle berørte eiere;
- bekreft at ingen delt referansefil blir utilgjengelig uventet.
En enkel sjekkliste for publisering
- Tydelig navn og minneverdig slug
- Beskrivelse forklarer når den skal brukes
- Instruksjon definerer input, steg, utdata og godkjenningsgrenser
- Filer er oppdaterte og trygge å dele
- Eieragenten er offentlig
- Testet av noen andre enn forfatteren
- Ingen personlige påloggingsopplysninger eller privat chatinnhold
- Kjente automasjoner gjennomgått
Inviter deretter teammedlemmer eller hjelp eksisterende medlemmer med å bli med i arbeidsområdet.
