जब आप किसी वर्कस्पेस में शामिल होते हैं, तो आपको अपनी टीम द्वारा सार्वजनिक किए गए एजेंट और वर्कफ़्लो तक पहुँच मिलती है। आपकी व्यक्तिगत चैट, जुड़े खाते और अनुमति अनुदान अन्य सदस्यों से अलग रहते हैं।
निमंत्रण स्वीकार करें
आप इनमें से किसी भी तरीके से शामिल हो सकते हैं:
निमंत्रण ईमेल से
- वर्कस्पेस निमंत्रण खोलें।
- आमंत्रित ईमेल पते के साथ साइन इन करें या अपना खाता बनाएँ।
- निमंत्रण स्वीकार करें।
- जब आप निमंत्रण स्वीकार किया गया देखें, तो यदि आमंत्रित वर्कस्पेस पहले से सक्रिय नहीं है तो वर्कस्पेस बदलें चुनें।
वर्कस्पेस स्विचर से
यदि आप पहले से साइन इन हैं, तो वर्कस्पेस स्विचर खोलें। लंबित निमंत्रण Join क्रिया के साथ दिखाई देंगे। स्वीकार करने और उस वर्कस्पेस को सक्रिय करने के लिए Join चुनें।
यदि Okou कहता है कि निमंत्रण किसी अन्य खाते का है, तो Switch account चुनें और उस ईमेल पते से साइन इन करें जिस पर निमंत्रण प्राप्त हुआ था। मेल न मिलने की स्थिति में समस्या को हल करने के लिए डुप्लिकेट खाता न बनाएं।
सक्रिय वर्कस्पेस की पुष्टि करें
सक्रिय वर्कस्पेस यह निर्धारित करता है कि आप कौन से सार्वजनिक एजेंट, वर्कफ़्लो, सदस्य और वर्कस्पेस सेटिंग्स देख सकते हैं। अपनी पहली रन से पहले:
- वर्कस्पेस स्विचर खोलें।
- निमंत्रण में दिए गए नाम वाला टीम वर्कस्पेस चुनें।
- Agents खोलें और अपने टीममेट द्वारा नामित सार्वजनिक एजेंट खोजें।
- Workflows खोलें और पुष्टि करें कि साझा वर्कफ़्लो दिखाई दे रहा है।
यदि एजेंट दिखाई दे रहा है लेकिन वर्कफ़्लो नहीं, तो वर्कफ़्लो स्वामी से पूछें कि दोनों—वर्कफ़्लो और उसका स्वामी एजेंट—सार्वजनिक हैं या नहीं।
अपनी सेवाएँ जोड़ें
साझा वर्कफ़्लो किसी अन्य सदस्य की व्यक्तिगत प्रमाण-पत्र का उपयोग नहीं करता। यदि वर्कफ़्लो को Gmail, Notion, GitHub, HubSpot या किसी अन्य सेवा की आवश्यकता है, तो संकेत मिलने पर अपना खाता जोड़ें।
इसके दो अलग-अलग चरण हैं:
- सेवा जोड़ें। यह पहचानता है कि Okou किस खाते के साथ काम कर सकता है।
- एजेंट को अधिकृत करें और अनुरोधित अनुमतियाँ दें। यह नियंत्रित करता है कि वह एजेंट कौन से नामित कार्य कर सकता है।
स्वीकृति से पहले खाता और दायरा जांचें। यदि आपकी टीम साझा सेवा खाता उपयोग करती है, तो अपनी संस्था की खाता नीति का पालन करें; किसी टीममेट का टोकन वर्कफ़्लो निर्देश या चैट में न डालें।
पहली साझा वर्कफ़्लो रन करें
उस सार्वजनिक एजेंट को खोलें जो वर्कफ़्लो का स्वामी है, फिर या तो:
- उसका स्लैश कमांड दर्ज करें, जैसे
/qualify-inbound-lead; या - कार्य को सामान्य भाषा में बताएं और अनुरोधित इनपुट दें।
पहली रन के लिए, कम जोखिम वाला उदाहरण लें और बाहरी कार्यों को समीक्षा योग्य रखें। एक अच्छा ऑनबोर्डिंग अनुरोध ऐसा दिखता है:
/qualify-inbound-lead
Input: [lead email or CRM link]
Create the qualification brief and a reply draft. Do not send the email.
Return the brief in this chat so I can review it first.
परिणाम की जांच करें:
- साझा आउटपुट प्रारूप का पालन करता है;
- आवश्यक स्रोतों का उल्लेख या पहचान करता है;
- आपके इच्छित जुड़े खाते का उपयोग करता है;
- जहाँ निर्देश आवश्यक हो वहाँ स्वीकृति के लिए रुकता है;
- समीक्षा के बाद ही सही साझा गंतव्य पर जाता है।
लाइब्रेरी सुधारने के लिए प्रतिक्रिया दें
साझा विधि पर प्रतिक्रिया को एक रन की प्रतिक्रिया से अलग रखें:
- दोहराने योग्य अंतर: “हर ब्रीफ में कर्मचारी संख्या का स्रोत दिखना चाहिए।” वर्कफ़्लो स्वामी से सार्वजनिक वर्कफ़्लो अपडेट करने को कहें।
- एक बार की सुधार: “इस लीड में सहायक कंपनी का नाम है।” इसे वर्तमान चैट या स्रोत रिकॉर्ड में रखें।
- अलग टीम आवश्यकता: “Customer Success को अलग अंतिम प्रारूप चाहिए।” निजी प्रति या किसी अन्य एजेंट पर वर्कफ़्लो प्रति पर विचार करें।
लक्ष्य हर टिप्पणी को नया नियम बनाना नहीं है। वर्कफ़्लो तब अपडेट करें जब सीख अगले टीममेट और अगले इनपुट पर लागू होनी चाहिए।
इसे Slack में उपयोग करें
यदि आपके वर्कस्पेस में Slack एकीकरण स्थापित है:
- संकेत मिलने पर अपना Okou खाता Slack से जोड़ें।
- सुनिश्चित करें कि
@Okouको चैनल में आमंत्रित किया गया है। @Okouका उल्लेख करें और वर्कफ़्लो नाम व कार्य इनपुट शामिल करें।- उसी Slack थ्रेड में फॉलो-अप जारी रखें।
निजी ड्राफ्ट या संवेदनशील विश्लेषण के लिए डायरेक्ट मैसेज का उपयोग करें। सेटअप और उदाहरण के लिए देखें Slack में साझा वर्कफ़्लो का उपयोग करें।
समस्या निवारण
मैंने जॉइन किया लेकिन वर्कफ़्लो नहीं मिल रहा
सुनिश्चित करें कि आप सही वर्कस्पेस में हैं। फिर स्वामी से पूछें कि वर्कफ़्लो सार्वजनिक है और स्वामी एजेंट सदस्यों के लिए उपलब्ध है या नहीं।
वर्कफ़्लो मुझसे सेवा जोड़ने या अधिकृत करने को कहता है
यह अपेक्षित है जब कार्य को ऐसी पहुँच चाहिए जो आपने नहीं दी। अपना खाता जोड़ें, अनुरोधित अनुमति की समीक्षा करें, और रन जारी रखें। आपके टीममेट की अनुमति स्वचालित रूप से नहीं मिलती।
मैंने गलत खाते से स्वीकार किया
Switch account का उपयोग करें और आमंत्रित ईमेल से साइन इन करें। यदि पता ही गलत था तो किसी Admin से निमंत्रण रद्द करवा कर दोबारा भेजने को कहें।
मेरा परिणाम टीममेट से अलग है
इनपुट, सक्रिय एजेंट, जुड़ा खाता, स्रोत डेटा और वर्कफ़्लो संस्करण जांचें। साझा प्रक्रिया से भिन्नता कम होती है, लेकिन अलग स्रोत रिकॉर्ड या अनुमतियाँ फिर भी अलग परिणाम दे सकती हैं।
वर्कस्पेस सेटअप के लिए देखें टीममेट्स को आमंत्रित करें। पहुँच सीमाएँ समझने के लिए देखें अनुमतियाँ।
