Laden Sie Personen erst ein, wenn Sie mindestens einen öffentlichen Agenten und einen getesteten öffentlichen Workflow für sie bereitgestellt haben. So erhält ein neues Mitglied direkt einen Einstiegspunkt statt eines leeren Arbeitsbereichs.
Einladungen zum Arbeitsbereich werden unter Einstellungen → Personen verwaltet.
Arbeitsbereich vorbereiten
Vor dem Versenden von Einladungen:
- Machen Sie den benötigten Agenten für Teammitglieder öffentlich.
- Veröffentlichen Sie den Workflow, den sie zuerst nutzen sollen.
- Entfernen Sie Zugangsdaten und sensible Einmaldaten aus den Anweisungen und Dateien.
- Entscheiden Sie, wer die Admin-Rolle benötigt und wer nur Member-Zugriff braucht.
- Wenn das Team in Slack arbeitet, sollte ein Admin die Arbeitsbereichs-Integration installieren.
- Notieren Sie die erste Aufgabe, die benötigten Eingaben und das erwartete Ziel für den Onboarding-Run.
Sie müssen nicht im Voraus die persönlichen Dienste jedes Teammitglieds verbinden. Jedes Mitglied verbindet sein eigenes Konto nach dem Beitritt.
Einladung versenden
- Öffnen Sie Einstellungen.
- Wählen Sie Personen. Auf dieser Seite sehen Sie, wer Zugriff auf den Arbeitsbereich hat und welche Einladungen noch ausstehen.
- Wählen Sie Mitglied hinzufügen.
- Geben Sie die E-Mail-Adresse des Teammitglieds ein.
- Wählen Sie eine Rolle: Admin oder Member.
- Wählen Sie Einladung senden.
Die Einladung bleibt ausstehend, bis der Empfänger sie annimmt. Sie können zu Einstellungen → Personen zurückkehren, um eine ausstehende Einladung zu überprüfen oder zu widerrufen.
Wenn Mitglied hinzufügen eine Upgrade-Aufforderung öffnet, enthält der aktuelle Plan keine Arbeitsbereichseinladungen. Folgen Sie dem Upgrade-Prozess im Produkt, bevor Sie es erneut versuchen.
Die richtige Rolle wählen
| Rolle | Verwendung | Typische Verantwortlichkeiten |
|---|---|---|
| Admin | Personen, die den Arbeitsbereich verwalten | Mitglieder einladen, Arbeitsbereichseinstellungen und Abrechnung verwalten, Integrationen auf Arbeitsbereichsebene installieren und gemeinsamen Zugriff steuern |
| Member | Personen, die Okou in ihrer täglichen Arbeit nutzen | Öffentliche Agenten und Workflows ausführen, eigene Arbeiten erstellen, persönliche Dienste verbinden und erlaubte Teamressourcen veröffentlichen |
Verwenden Sie standardmäßig die Rolle Member. Geben Sie Admin-Zugriff nur an Personen, die Mitgliedschaft, Abrechnung, Integrationen oder organisationsweite Einstellungen verwalten müssen.
Was ein neues Mitglied erhält
Nach dem Beitritt kann ein Mitglied auf Ressourcen zugreifen, die in diesem Arbeitsbereich öffentlich sind, darunter:
- öffentliche Agenten;
- öffentliche Workflows, die diesen Agenten zugeordnet sind;
- Workflow-Referenzdateien, die über diese öffentlichen Workflows geteilt werden;
- im Arbeitsbereich installierte Kanäle und Integrationen, die eine Verbindung für Mitglieder unterstützen.
Eine Einladung überträgt nicht:
- private Agenten oder Workflows eines anderen Mitglieds;
- privaten Chatverlauf;
- persönliche Connector-Zugangsdaten;
- Autorisierungen oder Berechtigungen eines Teammitglieds;
- Eigentum an Automatisierungen einer anderen Person.
Diese Trennung ermöglicht es dem Team, die Arbeitsweise zu standardisieren, ohne dass ein persönliches Konto zu einer geteilten Zugangsdatenquelle wird.
Nützlichen Kontext mit der Einladung senden
Die Produkteinladung bringt das Teammitglied in den Arbeitsbereich. Eine kurze Nachricht erklärt, was als Nächstes zu tun ist:
I invited you to our team workspace.
After you join:
1. Switch to [workspace name].
2. Open the public [agent name] agent.
3. Connect [service] with your own account if prompted.
4. Run /[workflow-slug] with [example input].
5. Put the result in [shared destination] and send feedback in the same thread.
Nutzen Sie einen Workflow für das Onboarding. Ein langer Katalog ohne erste Aufgabe erschwert es Mitgliedern, das gewünschte Teamvorgehen zu verstehen.
Ausstehende Einladungen verwalten
Unter Einstellungen → Personen werden ausstehende Einladungen getrennt von aktiven Mitgliedern angezeigt. Falls jemand die Einladung nicht erhalten hat oder sie nicht nutzen kann:
- prüfen Sie, ob die eingeladene E-Mail-Adresse korrekt ist;
- bitten Sie die Person, sich mit demselben E-Mail-Konto anzumelden;
- widerrufen Sie eine falsche Einladung und senden Sie eine neue;
- prüfen Sie, ob die Organisation eine Identitäts- oder E-Mail-Richtlinie hat, die das eingeladene Konto blockiert.
Wurde die Einladung von einem anderen angemeldeten Konto angenommen, sieht der Empfänger möglicherweise eine Konten-Fehlermeldung und die Aktion Konto wechseln.
Offboarding
Bevor Sie ein Mitglied entfernen, prüfen Sie Ressourcen und wiederkehrende Aufgaben, die von ihm abhängen:
- Automatisierungen, die diesem Mitglied gehören;
- verbundene Dienste, die von diesen Automatisierungen genutzt werden;
- private Workflows, die das Team weiterhin benötigt;
- geteilte Ergebnisse, die einen neuen Eigentümer brauchen.
Verschieben oder erstellen Sie erforderliche Teamprozesse neu, bevor der Zugriff entfernt wird. Das Teilen eines Workflows überträgt nicht automatisch Eigentum und Zugangsdaten hinter einer mitgliedseigenen Automatisierung.
Senden Sie dem Empfänger die Anleitung Einem Team-Arbeitsbereich beitreten mit der Einladung. Für das Onboarding in Slack fahren Sie fort mit Geteilte Workflows in Slack nutzen.
