Für neue Nutzer

Sie haben ein Konto erstellt und noch ist nichts verbunden. Genau hier sollten Sie starten.

Der erste Schritt dauert etwa fünf Minuten und benötigt keinerlei Einrichtung. Die folgenden fünf bauen aufeinander auf, sodass am Ende Ihr ganzes Team davon profitieren kann. Hören Sie auf, sobald es für Sie nützlich ist – viele gehen nie über Schritt 2 hinaus.

Wenn Sie Claude Code oder Codex bereits täglich nutzen, beginnen Sie stattdessen bei Für Claude Code- und Codex-Nutzer und kehren Sie dann für die Schritte 3 bis 6 hierher zurück.

1. Senden Sie ein paar Prompts

Öffnen Sie einen neuen Chat über die Seitenleiste. Denken Sie nicht zu viel nach – Okou versteht natürliche Sprache, es gibt keine Syntax zu lernen. Diese vier Beispiele funktionieren ohne jegliche Verbindung, also auch mit einem ganz neuen Konto:

„Geben Sie mir eine kurze Übersicht zu [Unternehmen] vor meinem Termin um 3 Uhr – was sie tun, aktuelle Nachrichten und was ich vermeiden sollte zu sagen.“

„Formulieren Sie diese Notizen als verständliches Update für mein Team: [Notizen einfügen].“

„Formulieren Sie eine höfliche Erinnerung an jemanden, der seit einer Woche nicht geantwortet hat. Freundlich, drei Sätze, kein Druck.“

„Erstellen Sie ein 5-Folien-Deck, das unsere Preisgestaltung für einen nicht-technischen Käufer erklärt.“

Sie sehen Okous Plan, die gewählten Tools und einen Live-Verlauf aller Schritte.

Probieren Sie nun einen Prompt, der auf ein echtes Konto zugreift – „Fassen Sie meine ungelesenen Slack-Nachrichten zusammen und sagen Sie mir, worauf ich heute antworten muss.“ Okou wird anhalten und Ihnen mitteilen, dass noch kein Zugriff auf Slack besteht. Das ist kein Fehler, sondern der Übergang zu Schritt 2.

Zwei Gewohnheiten lohnen sich schon im ersten Chat, da Sie sie ständig brauchen werden:

• Korrigieren Sie direkt. Antworten Sie mit einer Anpassung – „Gleiches, aber ohne den Marketing-Kanal,“ oder „Zwei Sätze kürzer und mit einer klaren Bitte am Ende.“ Sie passen die laufende Arbeit an, ohne von vorn zu beginnen.
• Lesen Sie, was passiert ist. Unter dem Ergebnis finden Sie einen Verlauf aller Quellen und Änderungen von Okou. Wenn die Antwort falsch ist, zeigt dieser Verlauf meist genau den Schritt, den Sie korrigieren müssen – schneller als die ganze Anfrage neu zu schreiben.

2. Probieren Sie eine Workflow-Vorlage und verbinden Sie das benötigte Tool

Abläufe von Grund auf zu schreiben ist der langsame Weg. Okou liefert einen Katalog fertiger Workflow-Vorlagen. Öffnen Sie im Chat-Composer den Button Vorlage und wählen Sie die Kategorie Workflow. Filtern Sie dann nach Ihrer Tätigkeit – Vertrieb, Marketing, Support, Operations, Produkt, Daten, Engineering oder CEO.

Jede Karte beschreibt die Funktion und zeigt, welche Dienste benötigt werden, sodass Sie vorab wissen, was gebraucht wird:

• Wichtige E-Mails in Gmail hervorheben – zeigt nur die wirklich relevanten Nachrichten
• Vorbereitung für Google-Kalender-Meetings – ein kurzes Briefing vor jedem externen Termin
• Meeting-Zusammenfassungen in Slack erhalten – Entscheidungen und Aufgaben nach dem Gespräch teilen
• Leads aus Gmail erfassen – Kaufsignale erkennen und qualifizierte Leads protokollieren
• Gmail-Rechnungen in Google Drive ablegen – Rechnungs-E-Mails ablegen und beim Eingang protokollieren

Wählen Sie Verwenden bei einer Vorlage, die ein Tool nutzt, mit dem Sie bereits arbeiten. Okou benötigt Ihre Berechtigung für dieses Tool und wird Sie darum bitten:

1. Tippen Sie im Chat-Composer auf Connectors und wählen Sie Connectors hinzufügen, oder folgen Sie einfach Okous Aufforderung im Chat.
2. Suchen Sie den Dienst und fügen Sie ihn hinzu.
3. Melden Sie sich im Popup wie gewohnt beim Dienst an.

Wenn Okou während einer Aufgabe nach der Verbindung fragt, macht es nach Abschluss direkt weiter. Wenn Sie die Verbindung stattdessen über die Connectors-Seite hinzufügen, fragt Okou, welche Agenten sie nutzen dürfen. Eine Verbindung kann mehreren Agenten dienen, aber jeder Agent erhält nur die explizit angeforderten Berechtigungen – manche Zugriffe sind zeitlich begrenzt und müssen erneuert werden.

Beliebte Startpunkte: Gmail und Google Kalender für Posteingang und Termine, Slack für Teamkommunikation, Google Drive, Google Sheets oder Notion für Dokumente, HubSpot für Kunden.

Sie müssen nicht alles im Voraus autorisieren. Verbinden Sie, was die Arbeit gerade braucht. Die Connectors-Seite in Ihrem Workspace ist die maßgebliche Liste aller verfügbaren Dienste – siehe den Connector-Katalog für eine gruppierte Übersicht der meistgenutzten.

Okou sieht nie Ihre Passwörter: Sie melden sich direkt beim Dienst an, und die Plattform speichert nur das resultierende Berechtigungs-Token, das nie an das KI-Modell weitergegeben wird. Jeder Zugriff von Okou auf Ihre Tools wird protokolliert: welches Konto, was gelesen, was geändert, wann. Sie können einen Dienst jederzeit trennen oder die Berechtigungen einschränken. Details finden Sie unter Berechtigungen.

3. Erstellen Sie Ihren eigenen Agenten und passen Sie ihn an

Eine Vorlage zeigt Ihnen die Struktur der Arbeit. Ein Agent macht sie zu Ihrer eigenen.

Ein Agent ist ein dauerhafter Teamkollege: eigene Anweisungen, eigener Ton, eigener Zugriff, eigene gespeicherte Abläufe. Öffnen Sie Agenten → Neuer Agent und erstellen Sie einen für eine Aufgabe, die Ihnen wichtig ist – Support, Recherche, Marketing, Recruiting. Die Sichtbarkeit steht standardmäßig auf Öffentlich; stellen Sie sie auf Privat, solange Sie noch testen.

Auf der Seite des Agenten gestalten Sie ihn weiter. Unter Profil stehen Name, Beschreibung für Kollegen und der Antwortstil. Anweisungen zeigt die aktuellen Vorgaben. Berechtigungen steuern, auf welche Tools der Agent zugreifen darf.

Passen Sie ihn dann an, wie Sie einen neuen Mitarbeiter einarbeiten würden:

1. Geben Sie ihm eine echte Aufgabe.
2. Wenn das Ergebnis nicht passt, sagen Sie es im Chat und bitten Sie Okou, es zu merken: „Ab jetzt immer die Quelle angeben und nie eine E-Mail senden, ohne mir vorher den Entwurf zu zeigen.“
3. Probieren Sie es erneut. Wiederholen Sie dies, bis das Standardverhalten Ihren Vorstellungen entspricht.

Gute Anweisungen beschreiben Zielgruppe, Ton, Form des Outputs, bevorzugte Tools und Grenzen – was nie passieren darf und wann Rückfragen nötig sind. Letzteres ist besonders wichtig: So legen Sie fest, was Ihr Agent unbeaufsichtigt tun darf.

Versuchen Sie nicht, perfekte Anweisungen vorab zu schreiben. Sie werden durch Korrekturen im echten Arbeitsalltag besser, nicht durch sorgfältiges Vorformulieren.

4. Speichern Sie Bewährtes als Workflow

In Schritt 2 haben Sie einen fremden Ablauf genutzt. Jetzt halten Sie Ihren eigenen fest.

Der richtige Moment ist, wenn Sie dieselbe Aufgabe zweimal gestellt und jeweils gleich angepasst haben. Bitten Sie im selben Chat: „Mach daraus einen wiederverwendbaren Workflow namens Morgenbrief.“

Bleiben Sie im Gespräch – so erhält Okou die echten Eingaben, Ihre Korrekturen und das akzeptierte Ergebnis.

Okou liest den Chat, entwirft den Ablauf und speichert ihn für Sie – Sie bleiben im Chat und sehen genau, was erstellt wurde.

Es schlägt Name, Beschreibung, Anweisungen, angehängte Dateien und Sichtbarkeit vor. Prüfen Sie alle fünf, besonders aber zwei Punkte:

• Die Beschreibung entscheidet, wann der Workflow später genutzt wird. „Antwort auf Kunden-E-Mail im eigenen Stil und mit Hilfe-Dokumenten entwerfen“ wird beim passenden Anlass gefunden; „E-Mail-Kram machen“ nie.
• Wer ihn sehen kann. Neue Workflows sind privat für Sie. Das Teilen mit dem Workspace ist ein bewusster Schritt und passiert nicht automatisch beim Speichern. (Bei Agenten ist es umgekehrt – dort ist öffentlich Standard – prüfen Sie beides.)

Danach erhält der Workflow eine eigene Seite unter Workflows. Dort können Sie ihn später prüfen oder ändern, nicht aber erstellen. Anweisungen ist das Verfahren, das Okou jedes Mal befolgt; lesen Sie es einmal durch, denn hier passen Sie an, wenn die Ergebnisse abweichen. Der Kurzname unter dem Titel ruft den Workflow direkt im Chat auf.

Ein Workflow gehört zu einem Agenten und läuft mit dessen Ton und Berechtigungen. Siehe Workflows für Details.

5. Geben Sie einen Zeitplan vor

Lassen Sie ihn nun automatisch laufen:

„Führe das jeden Werktag um 8 Uhr morgens aus und sende mir das Ergebnis in Slack.“

Auch hier bleiben Sie im Chat: Okou bestätigt Zeit und Ziel, richtet alles ein und startet die Aufgabe automatisch.

Sie sehen Rhythmus, verwendete Zeitzone und den nächsten Lauf, sodass Sie Fehler vor dem ersten Start erkennen. Nennen Sie ein erreichbares Ziel – soll das Ergebnis in Slack oder per E-Mail ankommen, muss der Dienst vorher verbunden sein. Wenn Sie lieber manuell einstellen, finden Sie das Gleiche im Tab Automatisierungen des Workflows unter Automatisierung hinzufügen.

Jeder Eintrag zeigt, wann zuletzt und wann als nächstes ausgeführt wird, sowie einen Schalter zum Pausieren ohne Löschen. Mit ▷ starten Sie den Workflow sofort.

Ein Zeitplan ist nur eine Möglichkeit, einen Workflow zu starten. Er kann auch auf ein Ereignis warten – eine neue E-Mail, ein gebuchtes Meeting, ein eingehendes Formular, eine Dokumentenänderung. Siehe Automatisierungen.

Eine wichtige Regel: Testen Sie den Workflow manuell, bevor Sie ihn automatisch laufen lassen. Wenn ▷ fehlschlägt, liegt das Problem am Workflow oder den Berechtigungen. Wenn ▷ funktioniert, aber der Zeitplan nichts auslöst, stimmt die Zeitsteuerung nicht. Beides gleichzeitig zu suchen, kostet schnell einen Nachmittag statt zehn Minuten.

Fangen Sie klein an. Ein täglicher oder wöchentlicher Lauf, den Sie anfangs prüfen, ist besser als ein stündlicher, den Sie später entwirren müssen.

6. Laden Sie Ihr Team ein und nutzen Sie es gemeinsam

Laden Sie Kollegen erst ein, wenn es etwas für sie zu entdecken gibt. Ein leerer Workspace ist ein schlechteres Willkommen als ein guter Workflow mit ihrem Namen.

Vor dem Einladen:

1. Stellen Sie den benötigten Agenten von Privat auf Öffentlich.
2. Teilen Sie den Workflow, den sie zuerst nutzen sollen.
3. Entfernen Sie Passwörter, Schlüssel oder persönliche Details aus Anweisungen und Dateien.
4. Entscheiden Sie, wer Admin und wer nur Member sein soll. Standard ist Member – Admin ist für Mitgliederverwaltung, Abrechnung und Workspace-Einstellungen.

Öffnen Sie dann Einstellungen → Personen → Mitglied hinzufügen, geben Sie die E-Mail-Adresse ein, wählen Sie die Rolle und senden Sie die Einladung. Die Einladung bleibt offen, bis sie angenommen wird; Sie können sie auf derselben Seite prüfen oder widerrufen. Siehe Teammitglieder einladen.

Sobald sie dabei sind, unterscheiden sich persönliche Produktivitätstipps und Team-Workflows durch ein paar Gewohnheiten:

• Übergeben Sie die erste Aufgabe explizit. Sagen Sie neuen Mitgliedern, was sie ausführen, was sie eingeben und wo das Ergebnis erscheint.
• Jeder nutzt eigene Konten. Jeder verbindet sein eigenes Gmail, sein eigenes Slack. Niemand teilt Logins.
• Teilen Sie Bewährtes, behalten Sie Experimente privat. Persönliche Tests bleiben privat; der Ablauf, auf den das Team baut, wird geteilt und gepflegt wie jedes andere gemeinsame Dokument.
• Bringen Sie es dorthin, wo die Arbeit passiert. Fügen Sie Okou zu Slack hinzu, und der Agent antwortet im Channel. Siehe Slack.
• Kopieren statt neu bauen. Um einem anderen Agenten denselben Ablauf zu geben, kopieren Sie den Workflow. Beide können sich dann gezielt weiterentwickeln.

Siehe Für Teams, wie das im Betrieb aussieht.

Was Sie als Nächstes ausprobieren können

Prompts, die die Bandbreite zeigen – wählen Sie, was zu Ihrem Tag passt:

• „Gehen Sie die Kunden-E-Mails dieser Woche durch, gruppieren Sie Beschwerden nach Thema und nennen Sie mir die drei häufigsten.“
• „Lesen Sie diese Kunden-E-Mail [einfügen] und entwerfen Sie eine Antwort auf Koreanisch. Verweisen Sie auf den passenden Hilfeartikel.“
• „Ziehen Sie die Anmeldungen der letzten Woche aus unserer Analyse, vergleichen Sie mit der Vorwoche und schreiben Sie einen Absatz für das Team.“
• „Erstellen Sie ein 5-Folien-Deck über unsere Preise mit der Standard-Brand-Vorlage.“
• „Schreiben Sie vier Social-Posts zur Ankündigung unserer neuen Slack-Integration und erstellen Sie passende quadratische Bilder in unseren Markenfarben.“
• „Ziehen Sie vor dem Renewal-Call am Donnerstag alle Infos zu diesem Account und listen Sie die drei wichtigsten Risiken auf.“

Wohin Sie als Nächstes gehen können

• Workflows – einen Ablauf einmal festhalten, immer wieder nutzen.
• Automatisierungen – Arbeit nach Zeitplan oder bei Ereignissen ausführen.
• Agenten – Anweisungen, Ton und Berechtigungen jedes Agenten.
• Connector-Katalog – gruppierte Übersicht der Tools, die Okou erreichen kann.
• Modelle – welches KI-Modell Ihren Chat beantwortet und was ein Lauf kostet.